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某大型集团以流程挖掘助力财务共享场景集约化变革

NEW发布时间:2024-04-09
数字化转型对企业而言,具有深远而广泛的意义。它不仅是一次技术上的革新,更是一次业务模式的重塑和竞争力的提升。随着数字化技术的不断发展和普及,越来越多的企业和行业正在经历数字化转型的浪潮。
作为企业数字化转型的一部分,财务与生产、物流、采购等各个业务部门联系紧密,因此,财务在每一次企业转型的过程中都扮演着重要角色,财务数字化也经常被作为企业实现全面数字化的最佳切入点。
流程是企业管理的根本,随着数字技术与流程管理思想的深度融合,流程挖掘已成为企业数字化转型的新动力。也因此,企业财务共享,也理所应当成为流程挖掘技术的“标杆级”应用场景。下面让我们跟随望繁信科技「数字北极星」的又一全新案例,感受流程挖掘基于某大型集团“智慧财务共享中心”赋予企业的数字化转型“加速度”。
  • 以流程挖掘激发数据潜能
该大型集团企业有广泛的区域业务,在企业持续不断地数字化转型过程中,已经基于包括ERP、人资、财务等10+套系统,初步完成了数字化,也形成了丰富、完整的数据库。
但光有数据,并不足以完成为企业“降本增效”的艰巨任务。实际上,该集团企业在数字化转型过程中,已经遇到“降本增效”的瓶颈问题。而要解决这一问题,用好数据、挖掘出数据蕴藏的巨大价值,将成为进一步实现“降本增效”的关键。为此,该集团决定,以“财务共享中心”为引入点,基于已有数据基础,应用流程挖掘技术,充分发挥数据要素在流程与组织架构优化中的客观、完整、量化作用,审视、发现流程运转症结,分析、提炼流程优化方向,重构流程运转方式,支撑进一步数字化转型,服务企业集约化、高质量发展。
该集团从ERP、人资、财务等系统中,分别提取总部财务部门、直属及控股公司、地级子公司三级财务人员的业务与流程数据。其中包含上千名财务人员、数十万个业务订单、上百万个审批单等,围绕“组织人效”与“流程绩效”两个维度进行全面拉通分析,找到问题的根因与解决方案。
  • 100%全量业务诊断:真实、客观、全面
当数据被100%全量呈现,问题也将以更直观的方式呈现在“眼前”。透过「数字北极星」对该集团全量数据进行分析,我们发现以下问题:
第一,对业务量进行各级、各地公司人员横向拉通对比,人均业务承载量严重失衡。从下图可以看出,不同子公司中,业务承载量与人员数量非常不匹配。
我们进一步应用「数字北极星」中的“社交网络”功能分析,监测发现系统中位列前20的关键岗位角色(占流程涉及财务人员数量10.7%),承载了67.16%的业务量(紫色圆点)和41.92%的上下游衔接工作(黄色圆点和线条),平均事件处理时长为8.41 小时,比全体财务人员平均业务处理时长(6.54 小时)高12.84%。
第二,对同一业务流程进行纵向深入分析,发现该公司流程有着较大的标准化提升空间。
通过「数字北极星」流程一致性分析的检查,我们发现即使该企业对流程执行进行了强管控,但与设计不符的流程执行仍然占比3%,包含了节点的重复、跳过等,对业务的质量和风险造成了较大的影响。
通过「数字北极星」流程对比功能,我们发现流程的不标准造成了大量的节点返工,这些返工对企业的效率和效益造成了切实的影响。在标准流程中,流程的平均吞吐时间为1.68天,而非标流程的平均吞吐时间为2.22天,可优化空间高达30%+。
  • 多维集约,确保流程全面高效、标准、统一

围绕进一步推进数字化、集约化的发展目标,针对以上两个关键问题,该集团基于数据与流程洞察,快速提出解决方案。

首先,以“人员”为中心,以「数字北极星」为指引,进行全局统筹优化,从三大维度提高业务集中度:
1、按区域集约,在全域范围内优化对应岗位的财务人员数量配比,将人均业务量严重偏低的区域合并,或集中到上一级组织;
2、按权责集约,对各级公司财务岗位进行权责梳理,规范岗位权责标准和设置。重新审视广泛存在“一岗一责”岗位,对这些岗位进行职责优化整合,进一步提升人效;
3、按角色集约,针对资金、核算等关键岗位角色的实际工作量,通过业务量分流、业务集约等多种模式,优化岗位配置,疏通“大流量”节点,提升流程整体运转效率。
其次,精简“非标”流程,完成集团财务流程的“全量”标准化:将地方“小金额资金支付”审批权限集中至集团运营中心,彻底解决原先的“一个业务,多条流程”问题;将财务共享中心的“支付审批”流程最佳实践在全集团进行集中推广,统一支付审批流程标准,将原先的7个流程节点,压缩至5个全面提升流程效率。
在「数字北极星」的帮助下,该集团经过一系列优化措施,成功实现了数智化财务共享中心的全集团、全区域推广,整体运营效率提升30+%,节约成本约为200+人/年。流程挖掘的应用提升了该企业整体运营的效率与效益,加速该企业数字化转型的实践步伐。

「数字北极星」助力企业打通系统数据孤岛,形成完整、丰富的数据资产并对数据进行全面的价值挖掘,充分发挥数据本身的客观、全面、动态的优势。而财务共享场景,是众多集团企业选择的流程挖掘“第一站”,具有广泛的标杆意义。在未来,望繁信科技还将带来物流、IT运维、客服中心、人力资源、销售、采购等场景的最佳实践案例,帮助更多企业找到不断精益与降本增效的正确方向。